SC7: Effizienzsteigerung

SC7: Effizienzsteigerung dank automatisierter Prozesse - mit digitalXL und Xentral ERP

Die Firma SC7 ist im Werbemittelbereich tätig und vertreibt Geschenke aus hochwertigen
Materialien für Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner. SC7 ist der wahre Experte für
Produkte mit Lebensmittelkontakt. Das Unternehmen achtet bei seinen Produkten – egal ob Lunch-boxen, Trinkflaschen oder Thermobechern – auf gute Qualität, um Mitarbeitergeschenke zu schaffen, die nicht nur Freude bereiten, sondern auch langlebig sind.

Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens standen Sandra und Alexander Slemp, die Geschäftsführer von SC7, allerdings vor der Herausforderung, ihr altes ERP-System durch ein System zu ersetzen, das alle Prozesse automatisiert und somit zeitsparend und fehlerminimierend arbeitet.

Die Firma SC7 ist im Werbemittelbereich tätig und vertreibt Geschenke aus hochwertigen Materialien für Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner.

SC7 ist der wahre Experte für Produkte mit Lebensmittelkontakt. Das Unternehmen achtet bei seinen Produkten – egal ob Lunch-boxen, Trinkflaschen oder Thermobechern – auf gute Qualität, um Mitarbeitergeschenke zu schaffen, die nicht nur Freude bereiten, sondern auch langlebig sind.

Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens standen Sandra und Alexander Slemp, die Geschäftsführer von SC7, allerdings vor der Herausforderung, ihr altes ERP-System durch ein System zu ersetzen, das alle Prozesse automatisiert und somit zeitsparend und fehlerminimierend arbeitet.

Die Lösung: digitalXL und Xentral ERP Software

Nach einer gründlichen Recherche entschied sich SC7 für Xentral, eine beliebte Cloud-ERP-Lösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Um die Implementierung von Xentral erfolgreich zu gestalten, wandte sich SC7 an digitalXL, die größte Xentral-Only-Consulting-Agentur, mit Sitz in Augsburg.

Herausforderungen beim Projektvorgehen

Eine wesentliche Herausforderung bestand darin, alle komplexen Prozesse der Firma SC7 in einem System abzubilden. Zuvor arbeitete das Unternehmen mit mehreren separaten Systemen, was zu Ineffizienzen und Fehlern geführt hatte. Das Ziel war es, eine Schnittstelle zu finden, die alle Prozesse vereinen konnte. Zudem stellte der zeitliche Aspekt eine Herausforderung dar, denn die Anbindungen an das Xentral ERP System sowie der Go-live sollten noch vor der gewinnbringenden Weihnachtszeit stattfinden.

Maßnahmen von Seiten digitalXL

Um alle Ziele effizient und zügig umzusetzen, und die Firma SC7 vor der Weihnachtssaison Xentral- und E-Commerce-tauglich zu machen, wurde von Seiten digitalXL’s keine Zeit verloren. Der Onboarding-Prozess mit dem digitalXL-Projektleiter und Onboarding-Spezialisten Martin Großmann begann Ende 2022 und dauerte nur um die fünfe Monate, sodass bereits im Mai 2023 der Go-live stattfinden konnte.

Der wichtigste Schritt dabei war zunächst die Implementierung des Xentral ERP Systems, um alle relevanten Prozesse in einem System abzubilden und eine Automatisierung zu schaffen.

Zusätzlich zu den regelmäßigen Treffen der SC7 Geschäftsführung mit dem Projektleiter Martin, wurde die Logistik verbessert und auf die Nutzung des neuen ERP Systems vorbereitet. Dazu fanden Schulungen mit dem Versand- und dem Produktionsleiter von SC7 statt, um eine reibungslose Umstellung auf das neue ERP-System zu gewährleisten. Außerdem wurde ein Ampelsystem eingeführt, um die Effizienz und Fehlerfreiheit der Lagerprozesse zu verbessern. Der Vertrieb über Marktplätze konnte durch die direkte Anbindung von Xentral an Amazon erweitert werden.

“Für Prozesse, die vor der Einführung von Xentral einen Arbeitstag in Anspruch genommen haben, brauchen wir jetzt nur noch eine Stunde. Das ist grandios!”
(Sandra Slemp // SC7)

Ergebnis: Effizienzsteigerung dank automatisierter Prozesse

Der geplante Go-live konnte dank der guten Zusammenarbeit erfolgreich vor der Weihnachtszeit durchgeführt werden. Die Firma SC7 arbeitet seitdem sehr zufrieden mit der ERP Software Xentral.

Sandra Slemp, die Geschäftsführerin von SC7 selbst, zeigt sich begeistert von der Zusammenarbeit mit digitalXL und der Xentral ERP Software: “Die Zusammenarbeit mit digitalXL war und ist für uns äußerst wertvoll. Innerhalb kurzer Zeit konnten sie sich in unsere Produktionsprozesse einarbeiten und unsere Anforderungen für das neue ERP-System vollständig umsetzen. Wir schätzen besonders den persönlichen Kontakt, der auch nach dem Onboarding-Prozess für Rückfragen zur Verfügung steht. Schnelle Antworten sind für uns unerlässlich.”

Die Implementierung von Xentral mit Unterstützung von digitalXL war ein voller Erfolg für SC7. Neben einer verbesserten Prozesseffizienz durch die Automatisierung von Aufgaben, profitiert das Unternehmen vor allem von einer verringerten Fehlerquote und einer enormen Zeitersparnis durch die Implementierung des Xentral ERP Systems. Gerade für Unternehmen, bei denen die Ressourceneinplanung essentiell ist, bietet sich Xentral als ERP System besonders an, um die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. “Für Prozesse, die vor der Einführung von Xentral einen Arbeitstag in Anspruch genommen haben, brauchen wir jetzt nur noch eine Stunde. Das ist grandios!”, erklärt Sandra Slemp.

Auch der digitalXL-Projektleiter Martin ist sehr zufrieden mit dem Projekt und ist überzeugt: “Das gesamte Projektvorgehen mit SC7 und die Xentral Implementierung liefen reibungslos ab, was mit Sicherheit an der guten Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern liegt. So kann es gerne immer laufen!”

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