1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

digitalXL GmbH & Co. KG

Trentiner Ring 2
86356 Neusäß

Handelsregister: HRA 20598
Registergericht: Amtsgericht Augsburg

Vertreten durch:
digitalXL Services GmbH
Trentiner Ring 2
86356 Neusäß

Diese vertreten durch: Dipl.–Inf. (FH) Jörn Heller, Andreas Sitschow B.Sc.

Handelsregister: HRB 35995
Registergericht: Amtsgericht Augsburg

Telefon: 0821 999 680 00
E-Mail: info@digitalxl.de

2. Zweck der Datenverarbeitung

  • Eine genaue Beschreibung, was mit den Aufnahmen passiert, z. B.: „Herstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen der Veranstaltung [Name] zur Berichterstattung, Dokumentation sowie zur Bewerbung zukünftiger Events.“

  • Konkrete Nennung der Kanäle, auf denen die Veröffentlichung erfolgt (z. B. eigene Website, Social-Media-Kanäle wie Instagram/LinkedIn, YouTube, gedruckte Flyer oder Pressemitteilungen).

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

  • In den allermeisten Fällen ist dies das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  • Wichtig: Das berechtigte Interesse des Veranstalters (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Marketing) muss hier kurz begründet und gegen die Interessen der Besucher abgewogen werden.

4. Empfänger der Daten (Wer sieht die Bilder?)

  • Wer hat intern Zugriff darauf (z. B. Marketingabteilung)?

  • Werden externe Dienstleister eingesetzt (z. B. Agenturen, externe Fotografen, Cloud-Anbieter zur Speicherung)?

  • Hinweis auf die Veröffentlichung im Internet (da hierdurch theoretisch weltweit und unkontrollierbar Dritte Zugriff auf die Daten erlangen).

5. Speicherdauer

  • Wie lange werden die Fotos und Videos aufbewahrt? (Beispiel: „Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind – in der Regel nach X Jahren oder wenn die Berichterstattung über die Veranstaltung veraltet ist.“)

6. Deine Rechte als betroffene Person

Besucher müssen darüber aufgeklärt werden, dass sie folgende Rechte haben:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Fotos gibt es von mir?

  • Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 & 17 DSGVO): Das Recht zu verlangen, dass ein Foto, auf dem man zu sehen ist, offline genommen bzw. gelöscht wird.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

  • Das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Dies ist besonders kritisch bei der Rechtsgrundlage des „berechtigten Interesses“. Es muss genau erklärt werden, wie ein Gast der Nutzung eines Bildes auch im Nachhinein noch widersprechen kann (z. B. durch eine formlose E-Mail an eine bestimmte Adresse unter Angabe des Bildes).

7. Beschwerderecht bei einer Behörde

  • Der Hinweis, dass der Besucher das Recht hat, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner Daten gegen die DSGVO verstößt.