Dein Weihnachtsgeschenk von digitalXL: Der HoHoHo Report

Die Weihnachtszeit ist oft stressig – deshalb möchten wir Dir die Arbeit ein wenig erleichtern. Als kleines Dankeschön und Geschenk von digitalXL haben wir einen HoHoHo Report für Dich entwickelt.

Was ist der HoHoHo Report?

Der HoHoHo Report ist Dein praktisches Tool, um Stammdaten aus Xentral schnell und einfach in DATEV Unternehmen Online zu importieren. Schluss mit manueller Dateneingabe!

Dieser Report besteht aus zwei einzelnen Textdateien, da für den DATEV-Import die Stammdaten speziell nur einem Geschäftspartnertypen zugewiesen sein müssen, weshalb eine Textdatei speziell Kunden abfragt, während die andere sich auf die Lieferanten fokussiert.

Xentral bietet mit der integrierten Schnittstelle die Möglichkeit alle Belegdaten inkl. des Belegbildes an Unternehmen Online zu übermitteln. Dabei werden jedoch keine Stammdaten von Debitoren oder Kreditoren separat übermittelt. Daher fehlen wichtige Daten, wie z.B. die Informationen zum Bankkonto. Die beiden Reports sind besonders für diejenigen Xentral-Nutzer interessant, die in DATEV die Banktransaktionen buchen, das Mahnwesen betreiben oder Überweisungen an Lieferanten auslösen wollen.

Schritt für Schritt zum Export aus Xentral

Du hast Dir den HoHoHo Report runtergeladen (enthält 2 SQL-Abfragen)? Sehr gut! Nun zeigen wir Dir, wie Du Schritt für Schritt Deine Daten aus Xentral exportierst:

1. 1. Sammlung anlegen: Öffne das Xentral Berichtsmodul, klicke auf „Sammlung erstellen“ und lege eine neue Sammlung an (Wichtig: Lade die Seite einmal neu).
   2. Neuen Bericht erstellen (Abfrage 1):
      1. Klicke auf „Bericht erstellen“.
      2. Wähle als Editor „SQL“ (nicht „No-code“).
      3. Gib einen Namen ein und wähle die zuvor erstellte Sammlung aus.
      4. Bestätige mit „Bericht erstellen“.
   3. SQL-Code einfügen:
      1. Der „SQL Editor“ sollte sich öffnen (ggf. über das Pfeil-Symbol öffnen).
      2. Öffne die erste Textdatei des Reports.
      3. Kopiere den gesamten SQL-Code in den Editor.
      4. Klicke auf „Speichern“. (Optional: Mit dem blauen Play-Button in der Vorschau testen.)
   4. Daten exportieren (Abfrage 1):
      1. Wechsle von der Vorschau (rechts oben) zur Vollansicht.
      2. Führe die Abfrage mit dem blauen Play-Button aus (kostet einen Credit).
      3. Klicke auf „Exportieren“.
      4. Wähle als Format „CSV“ und als Trennzeichen „Semikolon (;)“.
      5. Starte den Export und warte, bis er unter dem Reiter „Exporte“ zum Download bereitsteht.
         
   5. Zweiten Bericht erstellen (Abfrage 2): Wiederhole die Schritte 3 bis 5 für die zweite Textdatei und den zweiten SQL-Code.

Schritt für Schritt zum Daten-Import in DATEV

Nachdem Du die Daten aus Xentral exportiert wurden, möchtest Du diese nun in DATEV importieren. Die nachfolgenden Schritte zeigen Dir, wie Du vorgehen musst:

1. 1. Starten des Imports:

      • Gehe zu „Anwendungen >| Stammdaten“.

      • Wähle die Registerkarte „Geschäftspartner“.

      • Klicke auf das „Import“-Symbol (oft als Pfeil nach innen dargestellt) oberhalb der Liste und wähle „Aus Datei importieren“.

   2. Import-Voreinstellungen:

      • Wähle den gewünschten Importmodus:

        • Neue Geschäftspartner werden angelegt und vorhandene aktualisiert (Standard)
          👉 Überschreibt bestehende Daten bei Kunden und Lieferanten.

        • Es werden nur neue Geschäftspartner angelegt.

   3. Datei auswählen:

      Ziehe die Datei per Drag-and-drop in den Rahmen oder klicke auf „Datei wählen“.

   4. Import durchführen:

      Klicke auf die Schaltfläche „Importieren“ und wähle die Rolle für die importierten Daten:

      • Als Kunde importieren

      • Als Lieferant importieren

Hinweise:
* Bei großen Dateien kann der Import länger dauern. Wenn Sie die Oberfläche währenddessen schließen, läuft der Import im Hintergrund weiter, aber Sie erhalten keine abschließende Zusammenfassung.
** Bestimmte Sonderzeichen können Probleme beim Datenimport in DATEV verursachen.