Gutschriften bei Lastschrift-Kunden: So vermeidest Du teure Stolperfallen in Deinem Xentral-Workflow

Gutschriften gehören zum E-Commerce-Alltag wie der Versand von Paketen. Doch was simpel klingt, birgt bei Kunden mit der Zahlungsweise Lastschrift eine technische Besonderheit in Xentral, die schnell zu Fehlern führen kann. Wenn manuelle Rückerstattungen auf automatisierte Systemlogik treffen, drohen im schlimmsten Fall doppelte Belastungen. Wir zeigen Dir, wie Du Deine Prozesse sicher aufsetzt, damit Dein Cashflow und Deine Kundenbeziehungen gleichermaßen geschützt bleiben.

Die Krux mit der automatischen Verrechnung

In Xentral steuert die hinterlegte Zahlungsweise einer Gutschrift maßgeblich, wie das System dieses Dokument behandelt. Das Problem tritt immer dann auf, wenn zwei Welten aufeinandertreffen: Der Kunde zahlt grundsätzlich per Lastschrift, aber eine spezifische Rückerstattung wird von Deinem Team manuell per Banküberweisung angestoßen.

In dieser Konstellation erkennt Xentral die manuelle Überweisung nicht automatisch als Ausgleich für die systemseitige Gutschrift an. Die Folge: Das System führt die Gutschrift weiterhin als „zahlungslauf-relevant“. Selbst wenn Dein Saldo rechnerisch bei 0,00 € liegt, versucht Xentral beim nächsten Lauf ggf. erneut, den Betrag zu verrechnen oder gar zusätzlich abzubuchen. Für Dich als Händler bedeutet das ein unnötiges Risiko für doppelte Belastungen und administrativen Mehraufwand.

Best Practice: Der saubere Weg über die „Vorkasse“

Damit Du gar nicht erst in die Verlegenheit einer doppelten Abbuchung kommst, empfehlen wir eine einfache, aber effektive Anpassung in Deinem Workflow:

• • Zahlungsweise umstellen: Setze die Zahlungsweise der Gutschrift immer auf „Vorkasse“, wenn Du den Betrag manuell überweist.

  • Systemlogik nutzen: Bei der Einstellung „Vorkasse“ erwartet Xentral keinen automatisierten Zahlungslauf per Lastschrift.

  • Sicherer Abschluss: Die Gutschrift wird korrekt verarbeitet, ohne dass sie in zukünftigen Lastschriftläufen erneut auftaucht.

Falls Du die Zahlungsweise, der Übersichtlichkeit halber, dennoch auf „Lastschrift“ belassen möchtest, gibt es eine wichtige manuelle Sicherung: Du musst die Forderung in der Gutschrift zwingend händisch als „erledigt“ markieren. Nur so wird das Dokument für weitere Verrechnungen gesperrt. Ein reiner Saldo von 0,00 € reicht hierfür nicht aus – ohne den Status „erledigt“ bleibt die Gutschrift im System aktiv.

Fazit: Klare Prozesse verhindern Fehler

Automatisierung in Xentral ist ein mächtiges Werkzeug, erfordert aber ein tiefes Verständnis der dahinterliegenden Systemlogik. Gerade bei sensiblen Themen wie dem Zahlungsverkehr sorgt eine saubere Stammdaten- und Belegführung für die nötige Sicherheit in Deinem Business. Wenn Du den Merksatz „Lastschrift-Kunde + manuelle Überweisung = Zahlungsweise auf Vorkasse prüfen“ in Deinem Team etablierst, bist Du auf der sicheren Seite.

Du möchtest sicherstellen, dass Deine Xentral-Workflows optimal eingestellt sind oder planst, weitere Prozesse zu automatisieren? Als Deine Xentral-only Experten unterstützen wir Dich dabei, solche Stolperfallen nachhaltig zu eliminieren. Kontaktiere uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch!