Erfolgsstories unserer Kunden

VanDeBord – Mit digitalXL und Xentral ERP auf Höhenflug

VanDeBord ist zufriedener Kunde von digitalXL, der Xentral-only Agentur aus Augsburg.

Was passiert eigentlich mit ausrangierten Flugzeugmöbeln und -Equipment? Das Unternehmen VanDeBord hat genau darin seine Nische gefunden und sorgt heute dafür, dass Flugzeugteile eine zweite Karriere als Designstücke erleben. Die Manufaktur nutzt das Upcycling-Prinzip, um seinen Kunden einzigartige Möbel und Equipment mit Luftfahrt-DNA anzubieten. Gemeinsam mit digitalXL hat VandeBord neue Horizonte erreicht – mit Xentral ERP, Shopware 6 und einer klaren Strategie wurde das ambitionierte Projektvorgehen zu einer echten Erfolgsgeschichte.

Von der Pilotenkanzel ins Wohnzimmer – der Weg zu digitalXL

VanDeBord wurde 2009 von Tobias Nottebohm, einem begeisterten, aktiven Piloten und Luftfahrt-Fan, gegründet. Das Unternehmen aus Alzenau hat sich auf authentische Flugzeugmöbel spezialisiert. Was anfangs mit der Idee begann, aus gebrauchten Flugzeugmaterialien einzigartige Designstücke zu fertigen (Upcycling!), hat sich zu einem florierenden Geschäft entwickelt.

Heute bietet VanDeBord ein breites Sortiment von Flugzeugtrolleys bis hin zu individuellen Zubehörteilen, die Funktionalität und modernes Design perfekt miteinander verbinden. Airlines kommen mittlerweile aktiv auf VanDeBord zu, um ihren CO2-Fußabdruck zu verbessern und ausrangierte Ausstattung einer sinnvollen Wiederverwendung zuzuführen. Nach anfänglicher Skepsis im Bekanntenkreis und einer Startphase in einer Garage, zog das Unternehmen 2016 in größere Räumlichkeiten und beschäftigt heute 13 engagierte Mitarbeiter:innen.

Das Unternehmen VandeBord ist Kunde der Xentral-only Agentur digitalXL aus Augsburg.
Doch mit dem Wachstum stieg auch die Komplexität. VanDeBord nutzte ursprünglich Shopware 5, stieß aber aufgrund der gestiegenen Artikelanzahl und komplexer Prozesse an Grenzen.
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Die größte Herausforderung: fehlende Übersicht über den Lagerbestand und den Warenfluss, alles lief über unzählige Excel-Listen. Es war klar, ein leistungsstarkes ERP-System musste her, das alle Bereiche abdecken sollte, inklusive Rechnungsstellung und DATEV-Export. Nach intensiver Recherche und Gesprächen mit Xentral, führte ein Erstgespräch im April 2023 mit digitalXL – auf Empfehlung von Tobias Mahl, Gründer und Geschäftsführer der Shop-Agentur Schaltwerk Digital – schließlich zur partnerschaftlichen Zusammenarbeit.

Mit ambitioniertem GoLive zur Peakseason

Das Projekt mit VanDeBord war von Anfang an ambitioniert und zeitlich sportlich bemessen. Ziel war es, Xentral und Shopware 6 gleichzeitig live zu schalten, um das lukrative Weihnachtsgeschäft 2023 optimal abbilden zu können.

Weitere Herausforderungen:

    • Lagerverwaltung ohne Übersicht: Die manuelle Lagerverwaltung mittels Excel-Tabellen führte zu fehlender Transparenz über Bestände und Nachbestellungen. Hinzu kam die Komplexität durch Eigenfertigung und externe Bearbeitung, sowie mehrere Lagerstandorte national und international.
    • Spezifische Einkaufslogistik: Da VanDeBord mit restaurierten Trolleys arbeitet, können keine fixen Mengen monatlich eingekauft werden. Der Einkauf erfolgt in großen Batches, wenn Airlines ihre Ausstattung erneuern.
    • Optimierungen nach dem Go-Live: Ein weiteres Ziel war es, die Grundeinstellungen im neuen System abzubilden. Erst dann folgte die Klärung von Detailfragen und Optimierungen.

Lösungen & KPIs: Mit digitalXL auf Erfolgskurs

Im Mai 2023 folgte der Kick-Off-Termin. Federführender Ansprechpartner für Xentral-Themen von Seiten VanDeBords war Alexander Kessler. Zusammen mit den digitalXL-Mitarbeitern Matthias Berkmann-Schäfer, Nathalie Iskalla und Christian Hofmann wurde der ambitionierte Zeitplan in Angriff genommen.

digitalXL setzte auf eine „Hilfe zur Selbsthilfe“-Strategie, die VanDeBord befähigte, selbst aktiv im System zu arbeiten und bei Bedarf schnelle Unterstützung zu erhalten. Tobias Nottebohm bestätigt: „Bei der Auswahl der Agentur war uns wichtig, eine Hilfe zur Selbsthilfe zu bekommen. Durch das Onboarding können wir jetzt selber gut im System arbeiten und wissen, dass wir bei Bedarf immer guten und schnellen Support bekommen.“ Regelmäßige wöchentliche Termine und die Nutzung eines Monday-Boards als Projektmanagement-Tool trugen maßgeblich zum strukturierten Fortschritt bei.

Der Go-Live mit Xentral erfolgte im Oktober 2023 zunächst mit den grundlegenden Funktionen, um das profitable Weihnachtsgeschäft nicht zu gefährden.

Messbare Erfolge und Verbesserungen:

    • Sicherstellung der Rentabilität: Das schnelle Go-Live vor dem Weihnachtsgeschäft ermöglichte es VanDeBord, die Rentabilität zu sichern und von den saisonal bedingten Umsätzen rund um die Peak-Season zu profitieren.
    • Zentrale und transparente Lagerverwaltung: Durch die vollständige Integration von Fremd- und Außenlagern verfügt VanDeBord heute über eine lückenlose und zentral gesteuerte Übersicht über sämtliche Lagerbestände.
    • Sortimentserweiterung & Umsatzsteigerung: Das Produktsortiment konnte ohne nennenswerten zusätzlichen Aufwand um 15 % vergrößert werden. Zudem konnte der Umsatz durch effizientere Einkaufsprozesse deutlich gesteigert werden.
    • Nachvollziehbare Produktionssteuerung: Sämtliche Produktionsschritte – sowohl intern als auch von externen Produzenten und vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt – können nun sauber erfasst und durchgängig dokumentiert werden.
    • Steigerung der Auftragsbearbeitung: Im Vergleich zu 2023 und der Zeit vor Xentral konnte VanDeBord 42 % mehr Aufträge bearbeiten – und das bei gleichbleibender Teamgröße!
    • Deutlich höhere Produktverfügbarkeit: Die Zahl der „Out of Stock“-Events bei Produkten konnte um 85 % reduziert werden.

„Die Implementierung hätten wir nicht ohne digitalXL geschafft. Das hätte bestimmt ein Jahr länger gedauert und wäre mit Sicherheit kostenintensiver geworden. Das gemeinsame Projektvorgehen ist ein perfektes Beispiel dafür, wie partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen der Beratungsfirma und dem Kunden optimal funktionieren kann.“
(Tobias Nottebohm // Gründer & Geschäftsführer VanDeBord)

Ausblick: Neue digitale Horizonte erobern

Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen VanDeBord und digitalXL wird fortgesetzt. Aktuell steht die Anbindung des Amazon-Connectors an, gefolgt von einer Erweiterung des Produktsortiments. Zukünftig plant VanDeBord zudem die Anbindung an weitere Marktplätze, um die Reichweite weiter zu erhöhen. Trotz des tiefen Einblicks in Xentral und der Fähigkeit, vieles eigenständig zu erledigen, bleibt VanDeBord weiterhin im engen Austausch mit digitalXL.

Wir von digitalXL freuen uns darauf, auch zukünftig eng mit VanDeBord zusammenzuarbeiten und ihnen unterstützend zur Seite zu stehen.

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