Wie Klippa Custom Connect Rechnungen in Xentral revolutioniert

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen frisst wertvolle Zeit und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Stell‘ Dir vor, dieser Prozess ließe sich weitgehend automatisieren, nahtlos in Dein Xentral ERP integrieren und Deine Effizienz deutlich steigern. Genau das ermöglicht Klippa Custom Connect – eine Lösung, die speziell darauf ausgelegt ist, Unternehmen die Rechnungsverarbeitung zu erleichtern.

Was ist Klippa und welchen Mehrwert bietet es?

Klippa ist ein Software-Tool, das sich auf die automatisierte Verarbeitung und Analyse von Belegen, Rechnungen und Dokumenten spezialisiert hat. Dabei kommen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und KI zum Einsatz, um Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren. Mit Klippa Custom Connect kann diese Funktionalität nahtlos in Xentral integriert werden.

Dies ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Prozess der Rechnungserfassung und -verarbeitung zu automatisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Klippa extrahiert automatisch relevante Daten aus Rechnungen und übergibt diese an Xentral. Dadurch werden manuelle Dateneingaben und die damit verbundenen Fehler reduziert.

Die primäre Zielgruppe für Klippa sind Unternehmen aller Branchen, die eine hohe Anzahl an Rechnungen bearbeiten müssen. Technisch gesehen benötigt der Kunde lediglich einen FTP-Server, auf dem Klippa Daten abgelegt werden können und von dem Xentral Connect die Daten abrufen kann.

Funktionalitäten und Vorteile der Klippa-Anbindung

Die Integration von Klippa in Xentral bietet konkrete, spürbare Vorteile im täglichen Geschäftsbetrieb:

• • Automatische Datenerfassung und Fehlerreduktion: Eines der Kernstücke der Lösung ist die automatische Datenerfassung. Klippa extrahiert relevante Informationen aus Rechnungen, was den manuellen Aufwand für die Dateneingabe eliminiert. Durch diese Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert, was zu einer höheren Genauigkeit und Effizienz führt.
  • Nahtlose Prozessintegration: Die Lösung lässt sich problemlos in Xentral integrieren. Ziel ist ein effizienter und unterbrechungsfreier Rechnungsverarbeitungsprozess.
  • Individuelle Anpassungen für Deine Buchhaltung: Die Anbindung an Klippa ermöglicht individuelle Anpassungen für eure Buchhaltung direkt in die Datenübertragung zu konfigurieren, z.B. die Zuordnung zu bestimmten Aufwandkonten. So können lästige Routinearbeiten vermieden und trotzdem euer bestehendes Schema beibehalten werden.
  • Automatisierte Anlage von Verbindlichkeiten: Basierend auf den von Klippa bereitgestellten Rechnungsdaten werden in Xentral automatisch Verbindlichkeiten angelegt. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Eingangsrechnungen korrekt und zeitnah im System erfasst werden.
  • Automatischer Dokumentenanhang: Neben der reinen Datenerfassung hängt das System auch die entsprechende Rechnungsdatei (PDF) automatisch an die Verbindlichkeit in Xentral an. Das bedeutet, dass die digitale Rechnung immer direkt der zugehörigen Verbindlichkeit zugeordnet ist und leicht gefunden werden kann.
  • Mapping zur Xentral-Struktur: Ein entscheidender Schritt ist das Mapping der Klippa-Datenstruktur auf die erforderliche Xentral Verbindlichkeitsstruktur. Dieses Mapping stellt sicher, dass die extrahierten Daten korrekt den Feldern in Xentral zugeordnet werden.
  • Weiterverarbeitung im Standard, z.B. in DATEV: Durch den Upload der PDF-Dateien und die vereinheitlichte Datenstruktur können Verbindlichkeiten genau wie Rechnungen nahtlos an das Buchhaltungssystem weitergegeben werden. So bietet sich zum Beispiel DATEV Connect an, um Belegbilder und Buchungsstapel zur Weiterverarbeitung durch den Steuerberater zu übergeben.
  • Nutzung der Xentral V3 API: Das Anlegen der Verbindlichkeit und das Übermitteln der Rechnungs-pdf an Xentral erfolgt über die Xentral V3 API.
  • Automatisierte Verarbeitung: Der Prozess kann zeitgesteuert ausgelöst werden.
  • Klare Fehlererkennung: Das System ist so konzipiert, dass der Prozess abbricht, wenn kritische Informationen für die automatische Anlage in Xentral fehlen, wie z.B. eine passende Bestellnummer (Purchase Order) oder ein Lieferant mit passender USt-ID (VAT-Number) zur Auftragsnummer oder Kunden-USt-ID aus Klippa. Dies hilft, Inkonsistenzen zu vermeiden.

Ausblick: Klippa Custom Connect

Um die Anbindung von Klippa an Euer Xentral ERP zu vereinfachen, bieten wir euch auf Basis unserer Standard-Lösung eine CustomConnect-Anbindung an. Dabei können wir Besonderheiten, wie zum Beispiel eine besondere Logik in eurem Kontenrahmen, direkt auf eure Buchhaltungsbedürfnisse zuschneiden. Großer Vorteil: Ihr benötigt keine weitere Middleware, denn Xentral Connect ist bereits in eurem Xentral-Vertrag enthalten.

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