Du kennst das aus Deinem Alltag im Online-Handel: Das Tagesgeschäft fordert Deine volle Aufmerksamkeit, und gleichzeitig ändern sich ständig gesetzliche Rahmenbedingungen. Eine der größten Umstellungen im B2B-Handel steht unmittelbar bevor: die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Damit Du Dich entspannt auf Dein Business konzentrieren kannst, haben wir die wichtigsten Fakten für Dich zusammengefasst – und zeigen Dir, wie Dein Xentral ERP rechtzeitig startklar wird.

Das Wesentliche in Kürze

Es reicht bald nicht mehr, einfach ein hübsches PDF per E-Mail zu verschicken. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne erfordert strukturierte XML-Formate nach der europäischen Norm EN 16931 (wie XRechnung oder ZUGFeRD). Ziel des Gesetzgebers ist es, Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und Prüfprozesse durchgehend zu digitalisieren.

Der Zeitplan: Die drei Stufen der Umstellung

Deutschland stellt die Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise um. Hier siehst Du auf einen Blick, welche Fristen gelten:

• Stufe 1 – Empfangspflicht (seit 01.01.2025): Bereits jetzt müssen ausnahmslos alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren können.

• Stufe 2 – Versandpflicht Teil 1 (ab 01.01.2027): Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von über 800.000 € * müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen.

• Stufe 3 – Versandpflicht für alle (ab 01.01.2028): Die Pflicht zum Versand greift für ausnahmslos alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

* Wichtig zur 800.000-€-Grenze:

Diese bezieht sich auf Deinen Gesamtumsatz des Vorjahres (inklusive B2C- und Auslandsgeschäft). Wer also beispielsweise 500.000 € im B2B und 400.000 € im B2C umsetzt, liegt bei 900.000 € und ist bereits ab 2027 versandpflichtig! Ausgenommen von der Pflicht sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sowie Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Versand.

Achtung: Große Handelspartner fordern E-Rechnungen oft schon jetzt!

Auch wenn das Gesetz noch Übergangsfristen bis Ende 2026 bereithält: Die Realität sieht oft anders aus! Große Unternehmen wie Behörden, Banken, Supermärkte oder bekannte Baumärkte verlangen von ihren Lieferanten schon heute zwingend den Versand von E-Rechnungen.

Wenn Du mit solchen Big Playern zusammenarbeitest, senden diese Dir in der Regel detaillierte Guidelines mit sehr spezifischen technischen Anforderungen zu. Du findest Dich genau in diesem Case wieder und hast eine solche Guideline auf dem Tisch liegen? Keine Sorge! Wir prüfen diese Dokumente detailliert für Dich und richten Deine Beleg- und Datenstruktur in Xentral exakt nach den Vorgaben Deiner Handelspartner ein.

Mit Xentral und digitalXL auf der sicheren Seite

Als Xentral-native E-Commerce Beratungsagentur wissen wir genau, worauf es ankommt. Wir wurden von ehemaligen Xentral-Mitarbeitern gegründet und bringen nicht nur tiefes Insider-Know-how mit, sondern nutzen das System durch unser eigenes Fulfillment auch täglich in der Praxis. Wir sprechen Deine Sprache – auf Augenhöhe, menschlich und direkt.

So machen wir Dein System gemeinsam fit für die E-Rechnung:

• Prüfung und Umsetzung von Guidelines: Wie bereits erwähnt, nehmen wir die Vorgaben Deiner B2B-Kunden unter die Lupe und setzen sie in Deinem System um.

• Stammdaten-Hygiene: Valide Datenstrukturen sind die Grundvoraussetzung für funktionierende E-Rechnungen. Wir helfen Dir dabei, die Stammdaten in Deinem Xentral ERP (z. B. USt-IdNrn. oder Adressformate) sauber zu pflegen, damit Fehler gar nicht erst entstehen.

• Prozessautomatisierung & Workflow-Design: Ob Du eine Lösung über Xentral Connect oder Xentral Flows benötigst – unsere Entwicklungsabteilung implementiert pragmatische und einfache Lösungen, damit Deine Rechnungen automatisch und im richtigen Format (ZUGFeRD oder XRechnung) an Deine Kunden und in die Buchhaltung fließen.

Fazit: Keine Panik, aber rechtzeitig handeln

Die E-Rechnungspflicht kommt, und gerade wenn Du große Handelspartner hast, solltest Du das Thema nicht auf die lange Bank schieben. Mit der richtigen Vorbereitung und einem perfekt eingestellten Xentral ERP wird aus der lästigen Pflicht ein digitaler Vorteil für Dein Unternehmen, der Dir am Ende sogar Zeit und manuelle Fehler erspart.

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