Holfelder GmbH: Hand in Hand zum Erfolg!

Die Holfelder GmbH, einer der führenden Anbieter von Corporate Fashion im B2B-Segment, hat mit Xentral ERP nicht nur ein starkes Werkzeug für die ambitionierten Ziele des Traditions-Unternehmens gefunden. Schon kurz nach der Einführung des neuen ERP-Systems durch die Spezialisten von digitalXL zeichnen sich erste Erfolge ab. Diese sind nicht nur Beleg für eine gelungene Prozessanalyse und -optimierung, sondern erweisen sich als effektive Game-Changer für die Rentabilität des Unternehmens.

Der Weg zueinander

Die Wurzeln der Holfelder GmbH reichen bis ins Jahr 1983 zurück. Über die Jahre hinweg wuchsen die Anforderungen und Prozesse des Unterföhringer Unternehmens stetig, sodass die bisherige Software, welche 35 Jahre treue Dienste erwies, zunehmend an ihre Grenzen stieß. Das alte System konnte den neuen Entwicklungen – vor allem in den Bereichen Logistik und E-Commerce sowie Schnittstellen-Anbindungen – nicht mehr gerecht werden.

Die Suche nach einer umfassenderen und automatisierten Lösung führte Ferdinand Holfelder (Leitung Logistik Holfelder) im April 2024 im Zuge seiner Recherche zu Xentral ERP. Nach einem ersten Gespräch mit Benedikt Sauter (Co-CEO und Gründer Xentral) und Nico Wengler (Head of Sales Xentral) wurde Holfelder an die Spezialisten von digitalXL vermittelt, die sich um die System-Implementierung kümmern sollten.

Der Erstkontakt mit Jörn Heller (CEO digitalXL) und Patrick Nugent (Project Manager digitalXL) überzeugte die Verantwortlichen von Holfelder nachhaltig. Vollkommen überzeugt hat letztlich ein Besuch bei Xenful, dem Fulfillment- und Logistikdienstleister, an dem digitalXL beteiligt ist. Alex Durz (Head of Sales & Marketing) und Martin Großmann (Head of Operations) veranschaulichten bei einem Logistic Live-Showcase eindrucksvoll, die erfolgreiche Umsetzung von Xentral ERP in der täglichen Logistik.

„Wir waren beeindruckt davon, wie wir direkt von Anfang an von digitalXL an die Hand genommen wurden. Wir wussten schon, dass Xentral ein für uns passendes ERP-System sein könnte. Aber digitalXL hat uns gezeigt, wie wir es für unsere Zwecke perfekt einsetzen können!„
(Ferdinand Holfelder // Leitung Logistik Holfelder)

Zielsetzungen und Projektvorgehen 

Zum Projektstart definierte man die gemeinsamen Projektziele von Holfelder und digitalXL klar:

• • Effizienzsteigerung
  • Prozessoptimierung
  • Reduzierung von manuellen Tätigkeiten

Xentral ERP sollte als zentrale Plattform dienen, um verschiedene Bereiche wie‬ Vertrieb, Logistik, E-Commerce, Buchhaltung und Produktion zu integrieren.

Die Projektleitung bei digitalXL übernahm Mara Valentini, die gemeinsam mit Christian Hofmann (Senior ERP Consultant) die technische Umsetzung und das Onboarding verantwortete.

Zudem gab es weitere Herausforderungen, die sich in Folge der nahenden Systemumstellung abzeichneten und gemeistert werden mussten. Neben technischen Anforderungen wie der Schaffung von Anbindungen zu Shop, Vertrieb, Buchhaltung und Lagerlogistik unter dem Dach von nur einem System, mussten auch viele verschiedene externe Produzenten und Lieferanten in Xentral abgebildet werden – wenngleich die Produktion aufgrund der hohen Komplexität in Folge der individuellen Textilstickerei-Kundenwünsche nicht über Xentral laufen sollte. 

Nicht zu vernachlässigen war bei der Systemumstellung auch die “Variable Mensch”: Mitarbeiter, die über Jahre hinweg Gewohnheiten aufgebaut und Arbeitsprozesse für sich etabliert hatten, mussten an neue Workflows herangeführt und von den Vorteilen, die damit einhergehen, überzeugt werden. Ferdinand Holfelder erläutert dies an einem Beispiel: “Wir alle müssen durch Xentral das erste Mal mit Warenflüssen genau arbeiten – das bedarf sauberes Arbeiten, garantiert aber auch eine enorme Zeitersparnis.”

Signifikante Erfolge schon nach kurzer Zeit

Die Implementierung des neuen Xentral ERP-Systems erfolgte in mehreren Phasen. Ein wichtiger erster Schritt in der Zusammenarbeit von Holfelder und digitalXL bestand darin, die bestehenden Module zu analysieren und Arbeitsprozesse zu dokumentieren, um Xentral optimal an die Bedürfnisse von Holfelder anzupassen. 

Ein Test-System wurde innerhalb von nur zwei Wochen eingerichtet und legte den Grundstein für das erfolgreiche Onboarding. Hilfreich dabei waren die bereits eigens angeeigneten Vorkenntnisse von Ferdinand Holfelder. Mit Unterstützung von Christian Hofmann, dem erfahrenen Onboarding-Spezialisten von digitalXL, wurde aus Theorie schnell Praxiswissen. Aus technischer Sicht wurden dann Shopware 5 und 6 implementiert sowie die Anbindungen an Magento-Shops sichergestellt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Einbindung der Mitarbeiter. Vor-Ort-Schulungen und Workshops im Holfelder Logistikzentrum bewirkten den Abbau von Ängsten und förderten die Akzeptanz für das neue System. Ein weiterer großer Vorteil und Argument zugunsten Xentrals: Durch die Systemumstellung waren die Lagerarbeiter der Holfelder-Logistik von Verwaltungsaufgaben befreit und in der Lage, sich vollumfänglich auf das operative Kerngeschäft zu konzentrieren.

Am 4. November 2024 erfolgte bereits der GoLive von Holfelder mit Xentral. Die ersten Ergebnisse sind mehr als beeindruckend und die Umstellung trägt bereits Früchte. Die Umstellung reduzierte die Zahl der offenen Artikel bereits deutlich.

“Statt 1.200 bis 1.500 offener Artikel haben wir allein schon im ersten Monat nach Xentral-Einführung durch besseres Order-Management nur noch 180 Artikel offen.”
(Ferdinand Holfelder // Leitung Logistik Holfelder)

Ausblick

Die Zusammenarbeit zwischen Holfelder und digitalXL wird auch in Zukunft fortgesetzt. Geplant sind weitere Anpassungen und Erweiterungen (Customizings), wie beispielsweise die Anbindung neuer Shops und die Optimierung der Reporting-Funktionen. “Dank Xentral ERP haben wir nun ganz andere Auswertungsmöglichkeiten, die wir zuvor nicht hatten”, freut sich Ferdinand Holfelder über die neuen Möglichkeiten.

Fazit: Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung dank digitaler Transformation

Die Erfolgsgeschichte von Holfelder und digitalXL zeigt, wie eine erfolgreiche digitale Transformation aussehen kann. Eine enge Zusammenarbeit, ein klares Ziel und die richtige Softwarelösung ermöglichten die Optimierung der Prozesse und die Steigerung der Effizienz.

Dank der Automatisierungsmöglichkeiten von Xentral ERP fielen nicht nur fehleranfällige, manuelle Prozesse und Abläufe weg, auch von einem Großteil der zeitaufwendigen Organisationsarbeit konnte man sich entledigen.

Key Takeaways

• • Individuelle Lösungen: Jedes Unternehmen kann Xentral ERP flexibel an seine individuellen Bedürfnisse anpassen.
  • Ganzheitliche Betrachtung:  Eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung aller Geschäftsprozesse.
  • Mitarbeiter einbeziehen:  Die Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg einer digitalen Transformation.

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