Cloud-basiertes ERP vs on premise

Ein cloud-basiertes ERP oder lieber die Lösung on premise? Bei der Beantwortung dieser, für Unternehmen entscheidenden, Frage zum Thema Datenverwaltung stößt man auf unterschiedliche Argumente – aber auch auf vorgeschobene Gründe.

Cloud-ERP vs. on premises-Lösung: Quo vadis?

Vorweg: Wie die Wahl auch ausfällt, eins ist sicher: Die Lösung muss zum Unternehmen passen. Es ist wichtig, eine Lösung zu wählen, die für alle funktioniert und verlässlich ist. Dennoch möchten wir nach unserem letzten Blog-Beitrag zu dem Thema einen kleinen Denkanstoß liefern.

Häufig genannte Argumente gegen Cloud-ERP-Systeme

Wenn man fragt, welche Gründe Unternehmer davon abhalten, sich für eine cloudbasierte ERP-Lösung zu entscheiden, hört man im Wesentlichen drei Argumente:

• Instabilität der Verbindung: Dem Glauben, die Internetverbindung sei für regelmäßigen Datenverkehr zu instabil, begegnet man noch heute. Sicher: Je nach Standort kann das zu einer Herausforderung werden. Aber in der überwiegenden Mehrheit der Fälle muss sich niemand mehr Sorgen um die Stabilität und Geschwindigkeit der Verbindung machen.
• Praktikabilität für die Mitarbeiter: Kommen die Mitarbeiter mit einer rein cloud-basierten Lösung zurecht? Wie funktioniert die Umstellung und überfordert man gegebenenfalls die Mitarbeiter mit der Einführung neuer Prozesse und Infrastruktur? Könnte sich das letztlich negativ auf die Produktivität auswirken?
• Datensicherheit: Die Sicherheit der Daten und die Konformität mit der DSGVO, vor allem der Betrieb in Deutschland, sowie der sichere und gesetzeskonforme Umgang mit Kundendaten war in der Vergangenheit durchaus ein Thema. In der Zwischenzeit überwiegen jedoch klar die Vorteile – insbesondere in Punkto Datensicherheit.

Was ist, wenn das Internet ausfällt?

Unter uns: Das immer noch gern genannte Argument “Was ist, wenn das Internet ausfällt?” zugunsten eines lokalen ERP oder WMS kann man mit einer Gegenfrage leicht aushebeln: Was würde es für eine on premises-Lösungen bedeuten?

• Die Aufträge aus dem Online-Shop oder von Marktplätzen würden nicht mehr ins System kommen. Bei lokal gehosteten Shops wäre sogar der Shop unerreichbar!
• Die Logistik wäre nicht mehr handlungsfähig: bei einem externen Fulfiller gabe es kein Paketversand mehr, bei lokalem Versand gäbe es keine Paketmarken mehr, diese werden in der Regel über API-Verbindungen abgeholt.
• Vernetzte Standorte wie externe Lager wären ebenfalls betroffen, es dauert mitunter lange, die lokale Infrastruktur nach einem Ausfall wieder zu reaktivieren.

Die Liste kann beliebig fortgesetzt werden. Festzuhalten bleibt: Ein Stromausfall ist nicht weniger wahrscheinlich als ein Internetausfall. Der Schaden, den beide Szenarien verursachen, ist jedoch gleich desaströs.

Change-Management als Schlüssel

Auch das zweite Argument, das gegen eine cloud-basierte ERP-Lösung spricht, kann schnell entkräftet werden. Der Schlüssel dazu trägt den Titel: Change-Management.

Dabei werden Mitarbeiter mitgenommen und geschult – dies ist aber cloud-unabhängig und gilt ganz grundsätzlich für alle ERP-Lösungen. Wer intuitiv handelt und keine Angst vor Veränderungen hat, wird sich hinsichtlich der Benutzeroberfläche und Prozesse zurechtfinden – so zumindest unsere Erfahrung bei der Xentral ERP Software.

Das Wichtigste dabei: Veränderung bringt zwar manchmal Unruhe in die Abläufe. Es wirkt sich aber immer zum Positiven aus, weil dadurch aufwendige und nie hinterfragte Routinen über Bord geworfen werden können. Eure Mitarbeiter kennen diese – und werden sie schnell nicht mehr vermissen!

Datensicherheit oder “David gegen Goliath”

Die Datensicherheit ist ein wichtiger Punkt. Nach der Einführung der DSGVO (Datensschutzgrundverordnung) am 25. Mai 2018 rückte zunächst der Schutz der persönlichen Daten und die Angst vor falschen Entscheidungen in den Vordergrund wenn nicht klar definiert werden konnte, wo die Daten gehostet werden. Inzwischen ist das keine Thema mehr. Die Daten der in Deutschland aktiven Cloud-Anbieter liegen in der Regel (auch bei amerikanischen Unternehmen wie AWS oder Google) innerhalb der EU und sind damit auch in Bezug auf die DSGVO (auch bekannt als GDPR, General Data Protection Regulation) in Bezug auf geltende gesetzl. Bestimmungen sicher.

Seit einigen Jahren nun kommt ein wesentliches Argument hinzu: Die Sicherheit der Daten in Bezug auf Diebstahl und Erpressung. Hier findet ein dauerhaftes Wettrüsten zwischen Hackern bzw. Erpressern und den Unternehmen statt, das letztlich durch KMUs mit internen oder externen IT-Abteilungen nur schwer zu gewinnen sein wird. Bereits jetzt kennt fast jeder ein Unternehmen, dass einmal von Ransomware betroffen war, die Ausfälle und damit der finanzielle Verlust und der Verlust der Reputation sind nur schwer auszugleichen. Selbst wenn Backups bestehen und der Angriff rechtzeitig erkannt wird. Eine Cyberversicherung hilft in der Regel finanziell wenig, kann jedoch organisatorisch durchaus eine Hilfe sein.

Besser also, es nicht so weit kommen zu lassen und den Kampf einem echten Goliath anzuvertrauen und das sind in der Regel die Cloud-Anbieter, die sich mit Spezialisten und vereinten Ressourcen aus purem Eigennutz, dem Schutz der eigenen Reputation, den Erpressern entgegenstellen.

Unser Fazit

Die am häufigsten genannten Argumente gegen eine cloud-basierte ERP-Lösung sind bei genauerer Betrachtung aus Unkenntnis oder Angst vor Veränderung vorgeschoben. Das alles ist aber durch Argumente zu entkräften und bietet neue Chances auf Effektivität durch bessere Prozesse, Automatisierung und das Angehen der “das wollte ich schon immer mal ändern”-Punkte!

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