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Cloud-basiertes ERP oder lieber eine Lösung on premise? Vor dieser entscheidenden Frage zur Datenverwaltung stehen viele Unternehmen – vor allem bei der Gründung. Wie geht man mit dem kostbarsten Gut um? Dem „Cloud-First“-Gedanken folgen und das System online oder lieber „old school“ auf den firmeneigenen Computern oder Servern laufen lassen?

Cloud-ERP vs on premises-Lösung: Die Gretchenfrage

Vorweg: Wie die Wahl auch ausfällt, eins ist sicher: Die Lösung muss zum Unternehmen passen. Es ist wichtig, eine Lösung zu wählen, die für alle funktioniert und verlässlich ist.

Im nachfolgenden Blog-Beitrag wollen wir eine Hilfestellung leisten und mit alten Vorurteilen aufräumen.

Häufig genannte Argumente gegen Cloud-ERP-Systeme

Wenn man fragt, welche Gründe Unternehmer davon abhalten, sich für eine cloudbasierte ERP-Lösung zu entscheiden, hört man im Wesentlichen zweierlei:

• U𝗻𝘀𝗶𝗰𝗵𝗲𝗿heit & Instabilität: Dem Glauben, die Internetverbindung sei für den Datenverkehr unsicher, begegnet man noch heute. Sicher: Eine Garantie kann niemand geben. Aber die Zeiten, in denen man Sorge um die Stabilität der Verbindung haben muss, sind wahrlich vorbei.

• Praktikabilität: Kommen die Mitarbeiter mit einer rein cloud-basierte Lösung zurecht? Wie funktioniert die Umstellung und überfordert man gegebenenfalls die Mitarbeiter mit der Einführung neuer Prozesse und Infrastrukturen auf Kosten der Produktivität?

Keine Frage: Ein Wechsel zu einem komplett online-basierten System ist eine Umstellung – vor allem wenn bisher ausschließlich mit on premises-Lösungen intern gearbeitet wurde.

Vorteile cloud-basierter Lösungen

Und dennoch: Cloud-basierte Lösungen haben heutzutage weit mehr Vor- als Nachteile und gehen über die Verwendung von ERP-Systeme wie Xentral zur zentralen Steuerung der Unternehmensprozesse und -bereiche weit hinaus.

Ganz grundsätzlich betrachtet bieten Cloud-Dienstleister im Zuge voranschreitender Digitalisierung eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Prozesse optimieren, sie effizienter und sicherer machen: sie bieten beispielsweise unterschiedliche Team-Funktionen, erleichtern und organisieren das Passwort-Management, Messaging, bilden ein Ticket-System ab und ermöglichen eine Dokumentation auch zur Administration der eigenen IT auf Cloudsysteme.

Drei Gründe für cloud-basierte Lösungen

• Bequemlichkeit & Ressourcenmanagement: Kein Verantwortlicher kann wirklich alles schützen. Diese Leistung muss heutzutage aber auch niemand mehr aufbringen. Warum? Nützliche Tools und Programme erleichtern die Verwaltung und garantieren ein hohes Maß an Sicherheit, die Mensch nur unter Bereitstellung allergrößter Ressourcen aufbringen kann. Ein Szenario, das besonders für klein- und mittelständige Unternehmen personell nicht zu stemmen ist.
• Sicherheit: Ein Cyber-Angriff ist extrem teuer und legt nicht nur Unternehmen lahm, sondern schadet auch der Reputation. Ratsam ist daher sehr hohe Sicherheitsmaßstäbe an seine Dienstleister und Authentifizierung zu setzen und den ständigen Austausch mit Fachleuten aus dem Bereich zu suchen – OHNE aber alles umsetzen zu müssen. Ein Angreifer müsste sich so mit multinationalen Konzernen anlegen. Darauf ist weit mehr zu vertrauen als dem IT-Systemhaus um die Ecke.
• Kosten: Die Kosten für eine lokale IT-Administration sind hoch und cloud-basierte Lösungen sind im Vergleich dazu deutlich kostengünstiger.

Unser Fazit

Was ist eigentlich, wenn der Strom ausfällt? Oder gar der Server? Diese Frage könnte man genauso stellen. Unserer Erfahrung nach sind die Gründe, die gegen die Verwendung von cloud-basiertem ERP oder ganz allgemein Cloud-Lösungen genannt werden, oftmals nur vorgeschoben. Die eigentliche Ursache liegt in der Angst vor etwas Neuem.

Viel wichtiger erscheint uns, bei der Verwendung oder der Umstellung einer cloud-basierten ERP oder ganz generell Lösungen, alle Beteiligten mitzunehmen, zu schulen und Prozesse zu erfassen.

Für viele Menschen ist es nicht einfach, Gewohnheiten abzulegen! Ob das Tool letztlich lokal gestartet oder über den Browser online aufgerufen wird, wird zur Nebensache, wenn das Onboarding gut begleitet wird und die Prozesse laufen!

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